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Dans le cadre de la mise en œuvre de votre projet, vous vous engagez à respecter une série de règles de bonne gestion, notamment :

  • L’adoption d’une comptabilité permettant d’assurer la traçabilité des dépenses et des recettes à l’euro près,
  • La justification des dépenses par des pièces conformes et spécifiques en fonction de la nature des dépenses,
  • Le respect des règles de concurrence et sur les aides d’Etat.

 

Rendre compte de l’opération

Pendant la durée de vie du projet, vous êtes tenu d’informer régulièrement le service instructeur de toute modification qui pourrait survenir en cours d’exécution entre ce que prévoit la convention et la réalisation effective des actions. La convention pourra être modifiée en conséquence par voie d’avenant pour tenir compte des aléas du projet.

Le bilan est un élément déterminant de vos relations avec les services gestionnaires du programme. C’est en effet lui qui génère le versement des fonds. Il constitue un compte-rendu précis de votre projet tant sur le plan qualitatif que financier, et retrace les dépenses justifiées liées au projet afin de déterminer le montant de la participation des fonds européens.

Par ailleurs, vous êtes également tenus de rendre compte des résultats de vos opérations.

Archiver

L’archivage des pièces est une obligation consignée dans la convention. Il consiste à stocker dans un dossier unique l’ensemble des documents liés au projet sur toute sa durée de vie.

Attention : ces documents pourront vous être demandés dans le cadre de contrôles, même plusieurs années après la fin de votre projet.

Etre contrôlé

Votre projet peut faire l’objet d’un ou plusieurs contrôles par les autorités nationales ou européennes pendant son exécution, voire plusieurs années après la fin de leur réalisation. Dans cette optique, il est fondamental de collecter et classer tous les éléments constitutifs de votre dossier et les pièces justificatives sur tout la durée de vie de projet.